問題社員を辞めさせたい…合法的に解決するための手順とプロの手段を解説！

問題社員を辞めさせたいと思った時、頭に浮かぶのは「法律的に大丈夫かな」という不安ではないでしょうか。感情で動いてしまうと後からトラブルになりやすいので、問題社員を辞めさせたい時こそ、落ち着いて手順を整理することが大事だと感じます。

とはいえ日常の業務に追われながら一から勉強するのは大変ですし、どこまでが合法的なやり方なのかも分かりにくいはずです。このページでは、問題社員を辞めさせたいと悩む人事担当者や経営者の目線に立って、合法的な進め方と、探偵などプロの手段をどう組み合わせるかを、できるだけ分かりやすくまとめていきます。

会社を悩ませる「問題社員」のよくある特徴

「この人さえ普通に働いてくれれば…」と感じる社員には、いくつか共通した特徴があると感じます。まずはどんな行動が問題社員と見なされやすいのかを整理しておくと、この後の手順も考えやすくなります。

ここでは典型的なパターンを取り上げつつ、「うちの会社のあの人」に当てはめながら読めるようにしていきます。同じ問題でも、どこが一番のネックかを言葉にできるだけで、対処の方向性が少し見えやすくなるはずです。

• 遅刻や欠勤が多い
• 指示に従わず周囲と衝突しがち
• 能力不足やミスで業務が滞る

１．何度注意しても遅刻や欠勤を繰り返す

遅刻や欠勤が多い社員は、周囲の信頼が一気に下がります。自分もチームにいたら「またか」と思ってしまい、だんだん任せられる仕事が減っていくと感じます。

特に困るのは、事前の連絡もなく突然休んだり、始業時間ぎりぎりに「遅れます」とだけ送ってくるケースです。癖になっている場合は、本人の中で危機感が薄くなっていることも多いと感じます。

２．上司の指示に従わず職場の雰囲気を悪くする

指示を素直に受け取らず、いつも反発する社員も、周りを疲れさせる存在になりがちです。内容をきちんと議論するのではなく、感情的な言い返しが多いと、一緒に働く側としてはかなりしんどく感じます。

また、本人は冗談のつもりでも、陰口や皮肉を口にすることが多い人も要注意だと思います。新人や若手がその空気に飲まれてしまい、まじめな社員までモチベーションを落としてしまうことがあるからです。

３．能力不足やミスで業務に支障が出ている

何度教えても同じミスを繰り返すタイプも、現場からすると大きな負担になります。フォローを入れる側の時間がどんどん取られてしまい、「もう任せられない」と感じてしまうこともあるでしょう。

もちろん誰にでも苦手分野はありますが、それを補う努力が見えないと不満がたまりやすくなります。こうしたケースでは、単純に解雇を考える前に「どこまで支援したと言えるか」を整理しておくことが大切だと感じます。

日本では「いきなりクビ」にするのが難しい理由

ここからは「なぜ簡単に解雇できないのか」という前提を押さえていきます。感覚的には「ここまで問題があるなら辞めてもらってもいいのでは」と思ってしまいますが、日本のルールはかなり厳しめだと感じます。

この前提を知らないまま動いてしまうと、せっかく準備した手続きが無駄になったり、逆に会社側が責められる立場になることもあります。少し堅い話にはなりますが、ここを理解しておくと、その後の手順がグッと組み立てやすくなります。

１．法律で守られている「労働者」の強い権利とは？

日本の法律では、働く人の立場をかなり強く守る方向で考えられています。会社側から一方的に雇用を切られないように、解雇には「客観的な理由」と「社会通念上の妥当性」が必要だとされているのが大きいポイントです。

つまり「なんとなく合わないから」「みんなが嫌がっているから」といった曖昧な理由では足りません。裏返すと、会社がきちんと経緯を残しておけば、合法的な選択肢も取りやすくなると感じます。

２．会社側からの一方的な「解雇」が高いハードルになるワケ

解雇が後から争いになった場合、会社は「ここまで改善のチャンスを与えた」という説明を求められがちです。ただ「問題があった」と主張するだけでは足りず、具体的な記録があるかどうかが問われます。

そのため、いきなり解雇に踏み切るのはかなり危険だと考えた方が安全です。現実的には、まずは合意退職の方向を探りつつ、最終手段として解雇を検討するという順番で考えることが多いと感じます。

まずは「就業規則」と「雇用契約書」を確認しよう

ここからは、具体的な進め方に入っていきます。最初の一歩として意外と見落とされがちなのが、社内のルールと契約内容を改めて確認する作業です。

「感覚的におかしい行動」と「ルール違反」は必ずしも一致しません。自分がモヤモヤしている点が、会社のルール上どのように位置づけられるのかを知っておくと、その後の証拠集めや指導の方向性もはっきりしてきます。

１．その行動は会社のルール違反に当たりますか？

まず見直したいのが、就業規則の「服務規律」や「懲戒」に関する部分です。遅刻や欠勤、指示違反など、今問題になっている行動がどの条文に当てはまりそうかを一度洗い出してみると整理しやすくなります。

ここを確認しておくと、指導の場面でも「会社としてのルール」として説明しやすくなります。個人的な価値観ではなく、組織のルールとして伝えられると、こちらも冷静に話をしやすいと感じます。

２．過去に処分を受けた記録があるかチェックする

次に見ておきたいのが、その社員に対して過去にどんな注意や処分を行ってきたかという履歴です。口頭だけで終わらせてきた場合は、後から振り返ることが難しくなるので、ここで一度整理し直す必要があります。

人事ファイルや上長のメモ、メールのやり取りなどから、「いつ」「どんな内容」を伝えたかをできる範囲で拾い上げておくとよいと感じます。これが後ほど、改善指導や退職勧奨の場面でも説得力のある材料になっていきます。

言い逃れを防ぐための「証拠集め」が最重要

ルールと現状を照らし合わせたら、次は具体的な証拠を集めていく段階になります。ここを丁寧にやるかどうかで、後の展開がかなり変わると感じます。

「たぶんこうだったはず」という記憶頼みでは、いざという時に心もとないものです。感情的にならないためにも、事実を落ち着いて残していく作業だと思って進めていくとやりやすくなります。

１．口頭ではなく「メール」や「書面」で注意を残す

注意や指導を口頭だけで終わらせてしまうと、後から「言った」「言っていない」の話になりがちです。少し手間はかかりますが、メールや書面でフォローしておくと、こちらの主張を支える材料になります。

たとえば面談後に、話した内容の要点をメールで送っておくやり方があります。自分としても記録を残したという安心感がありますし、相手にも「会社として本気で改善を求めている」というメッセージになりやすいと感じます。

２．毎日の勤怠データや業務日報を保存しておく

遅刻や早退、無断欠勤などが問題になっている場合、勤怠システムのデータはとても大切な証拠になります。普段なんとなくしか見ていなかった記録も、改めて一覧で眺めてみると傾向が見えてきます。

必要に応じて、特定の期間のデータを印刷してファイルしておくのも一つの方法です。数字として可視化されると、上司同士で共有する時にも話しやすくなり、「どこからが看過できない範囲なのか」を話し合いやすくなると感じます。

３．周囲の社員からのヒアリング内容を記録する

勤務態度や言動の問題は、数字だけでは伝わりにくい部分が多いです。そこで、周囲で一緒に働いている社員から、具体的なエピソードを聞いておくことも大きな手がかりになります。

ただ、噂話のような扱いになってしまうと逆効果なので、あくまで事実ベースで情報を集めたいところです。メモを取る時も、「いつ」「どの場面で」「どんな発言・行動があったか」を中心に書き残しておくと、後から見返した時にも役立つと感じます。

解雇の前に必須となる「改善指導」のプロセス

証拠がある程度そろってきたら、いきなり退職の話に行くのではなく、まずは改善のチャンスをしっかり用意する段階に入ります。このプロセスが丁寧であるほど、会社としての姿勢にも自信が持てるようになると感じます。

「ここまでやっても変わらなかった」と言える状態を作っておくことが、後の退職勧奨や解雇の場面でも重要になります。少し手間はかかりますが、将来のトラブルを減らすための投資だと考えると取り組みやすくなります。

１．「いつまでに・何を」直すべきか具体的な目標を伝える

改善指導では、「頑張ってほしい」という抽象的な言葉だけでは伝わりにくいです。いつまでに、どの行動を、どのレベルまで直してほしいのかを、できるだけ具体的に言語化することが大切だと感じます。

たとえば遅刻が多い社員なら、「〇月末までに遅刻ゼロを目指す」といった期限と目標を決めるやり方があります。目標がはっきりすると、本人も「できたかどうか」を自分で振り返りやすくなります。

２．定期的に面談を行って進捗を確認する

目標を伝えたら、その後のフォローをどうするかもセットで考えたいところです。やりっぱなしにせず、定期的に面談の場を設けて進捗を確認していくと、改善の姿勢が見えやすくなります。

この時、うまくいっている点と、まだ足りない点の両方を伝えると、本人も受け止めやすいと感じます。面談の記録を簡単に残しておくと、のちのち客観的な経過として説明しやすくなります。

３．配置転換などでチャンスを与えた実績を作る

中には、今の部署や仕事内容がその人に合っていないというケースもあります。そんな時は、配置転換や業務内容の見直しも選択肢として検討してみる価値があると感じます。

会社としても「できる限りのサポートはした」という実績があれば、その後の判断にも説得力が出てきます。結果として改善が見られなかった場合でも、「すぐに見切りをつけたわけではない」と胸を張って言える状態を目指したいところです。

合意の上で辞めてもらう「退職勧奨」の切り出し方

改善の機会を用意してもなお状況が変わらない場合、いよいよ退職の話を検討する段階に入ります。とはいえ、いきなり「辞めてください」と切り出せるものでもなく、伝え方にはかなり気を使う場面だと感じます。

ここでは、相手を追い詰め過ぎず、しかし会社の意向もしっかり伝えるための基本的な流れを整理していきます。お互いに感情的になりすぎないための工夫を意識すると、結果的にスムーズな話し合いにつながりやすくなります。

１．ほかの社員に聞かれない「個室」で話す環境作り

退職勧奨の話は、内容がかなりデリケートです。周囲の社員に聞こえる場所で行ってしまうと、本人のプライドを大きく傷つけることになり、話し合いがこじれやすくなると感じます。

会議室や応接室など、落ち着いて話せる個室を事前に押さえておきたいところです。時間にも余裕を持たせ、途中で別の予定に追われないようにしておくと、自分の気持ちにも少し余裕が生まれます。

２．会社の評価と本人の認識のズレを冷静に伝える

話し始めの段階では、まず会社としてその社員の働きぶりをどう見ているかを伝えることになります。この時、感情的な表現よりも、これまでの記録や具体的な事実をもとに話す方が、お互い冷静でいられると感じます。

一方で、本人には本人なりの言い分や事情があることも多いです。「なぜそう感じたのか」を丁寧に聞き取りながら、会社の評価とのズレを一つずつ確かめるようなイメージで進めると、対話の形になりやすくなります。

３．「解雇」ではなく「合意退職」を選ぶメリットを話す

退職勧奨の場では、「このままの状態が続くと解雇も検討せざるを得ない」という将来の可能性に触れることもあります。ただ、最初から強く迫ってしまうと、話が一気に行き詰まってしまう印象があります。

そこで、「合意退職」という形を選ぶメリットを、落ち着いて説明していくことが大切だと感じます。たとえば、退職理由の書き方や、次の転職活動への影響を和らげやすいことなど、相手にとっての利点もあると伝えやすくなります。

以下のように整理しておくと、自分の頭の中もすっきりします。

探偵による「素行調査」が役立つ意外なケース

ここからは、問題社員への対応で探偵がどんな場面で役立つのかを見ていきます。浮気調査のイメージが強いかもしれませんが、実際には企業からの相談もかなり多いと感じます。

特に、「社内ではなかなか証拠がつかみにくい行動」を確認したい場面で、プロの素行調査が頼りになることがあります。自分たちだけでは追いきれない部分を外部の目で押さえてもらうことで、判断材料が一気に増えるイメージです。

１．外回りの営業中に「サボり」や「パチンコ」をしていないか？

外回りの多い社員の場合、「本当にその時間、仕事をしているのか」が見えにくいことがあります。数字の成果だけでは評価しきれず、なんとなく違和感を覚えるケースもあるのではないでしょうか。

こうした時、探偵による素行調査で、実際の行動パターンを客観的に確認してもらう方法があります。訪問予定先と実際の移動ルートがどれくらい一致しているのかを知るだけでも、判断の材料が増えると感じます。

２．経歴詐称や隠れて行っている「副業」の実態確認

履歴書の内容と実際の経歴が違っていそうな場合や、就業時間中に別の仕事をしているのではと感じる場合もあります。社内だけでは調べきれない部分なので、モヤモヤしたまま放置してしまいがちです。

そのような時に、探偵が過去の勤務先や現在の活動状況を調べることで、事実関係を整理できることがあります。事実がはっきりすれば、本人との話し合いでも、どこを問題とするのかを具体的に示しやすくなると感じます。

３．横領や情報漏洩などの不正行為を裏付ける

お金や機密情報に関わる不正行為が疑われる場合、決定的な証拠がないまま放置するのはとても危険です。ただ、社内の限られた人間だけで尾行や監視を行うのは現実的ではありません。

こうした場面で、調査のノウハウや機材を持った探偵に依頼することで、必要な情報を適切な形で集めてもらえることがあります。不正がなかったと分かればそれはそれで安心材料になりますし、疑いを放置しないという意味でも価値が大きいと感じます。

探偵の調査料金の目安

費用感が分からないと、そもそも相談して良いのか迷ってしまうかもしれません。あくまで一般的なイメージですが、素行調査の料金は次のように考えておくと目安になります。

「病気で休職中」の行動をチェックする方法

次に、病気やメンタル不調を理由に休職している社員への対応について触れていきます。このテーマはとても繊細ですが、会社としても「本当に療養に専念しているのか」という不安を抱える場面があると感じます。

診断書が出ているからといって、すべてを鵜呑みにするのも不安ですし、逆に疑いすぎるのも避けたいところです。バランスを取りながら事実を確認するために、どんな視点を持てばよいのかを整理してみます。

１．診断書の内容と実際の生活態度に矛盾はないか？

まず押さえておきたいのは、診断書に書かれている内容と、本人の行動が整合しているかどうかです。たとえば「自宅での安静が必要」と書かれているのに、毎日のように遠出をしているような様子が見えると、やはり疑問が湧いてきます。

この段階では、すぐに白黒をつけるというよりも、「気になる点」をメモしておくイメージです。後から主治医に照会したり、面談の場で本人に確認したりする時の材料として役立つと感じます。

２．休んでいるはずの期間に旅行や遊びに出歩いているケース

最近は、本人のＳＮＳから生活の様子が分かってしまうことも少なくありません。長期休職中にもかかわらず、連日のように旅行やイベントに参加している投稿があれば、会社としては心配になるのが自然だと思います。

ただ、いきなりそれを責める形で問い詰めてしまうと、話し合いが難しくなります。ここでも、必要に応じて探偵の素行調査を活用し、実際の行動パターンを客観的に確認してから、冷静に対応を考える方が落ち着いて動けると感じます。

弁護士に「合意書」の作成を頼むべきタイミング

退職の方向性が固まってきたら、次は「どんな条件で辞めてもらうか」という具体的な話に移っていきます。この段階では、言葉だけの約束では後から食い違いが出やすいと強く感じます。

そこで登場するのが、退職条件を書き込んだ「合意書」です。ここをどのタイミングで専門家に任せるかによって、将来の安心感がかなり変わってくると感じます。

１．退職条件が決まったら必ず書面を交わす理由

退職日や退職金の有無、有給休暇の扱いなど、話し合うべきポイントはいくつもあります。口頭で「分かりました」と言ってもらっても、時間がたつと記憶があいまいになりがちです。

書面にしておけば、お互いに内容を確認しやすく、「この条件で合意した」という証拠にもなります。自分の感覚としても、紙に落とし込むことで、あいまいな部分を洗い出せるメリットがあると感じます。

２．後から「言った言わない」のトラブルになるのを防ぐ

退職後に「こんな約束はしていない」と主張されてしまうと、話が長引いてしまいます。特にお金が絡む部分では、感情的な対立が生まれやすいと感じます。

弁護士に合意書の作成やチェックを頼んでおけば、法律的に問題のない形で条件を整理してもらえます。自分たちだけで書類を作るよりも、安心して次のステップに進みやすくなる印象があります。

失敗しない「調査会社」の選び方

最後に、問題社員への対応で探偵や調査会社を使う場合の選び方をまとめておきます。同じ「探偵」と名乗っていても、得意分野や調査の進め方にはかなり差があると感じます。

せっかく依頼するなら、企業の調査に慣れていて、報告書も分かりやすいところを選びたいところです。ここでは、実際に問い合わせる前にチェックしておきたいポイントを絞り込んでみます。

１．探偵業の届け出があり法令を守っているか確認する

調査会社を選ぶうえで、まず確認したいのが、探偵業の届け出をきちんと行っているかどうかです。これは最低限のラインですが、ここをクリアしていないところには依頼を避けた方がよいと感じます。

ホームページなどに、届出番号や管轄の公安委員会が明記されているかをチェックしておくと安心です。法律を守る姿勢があるかどうかは、企業として依頼するうえでとても大きなポイントになります。

２．企業調査の実績が豊富で報告書がしっかりしているか

同じ素行調査でも、浮気案件と社員調査では求められる視点が少し違います。企業からの依頼経験が多い調査会社の方が、人事や顧問弁護士とも話を合わせやすい印象があります。

問い合わせの段階で、「どのような報告書が出てくるか」のサンプルを見せてもらうのも一つの方法です。写真の撮り方や、行動記録のまとめ方が分かりやすい会社なら、その後の社内共有もしやすいと感じます。

まとめ

問題社員を辞めさせたいと感じた時ほど、感情よりも手順を意識することが大切だと感じます。ルールの確認、証拠集め、改善指導、退職勧奨という流れを一つずつ進めていけば、「何から手をつければいいのか分からない」という不安は少しずつ和らいでいきます。

また、自分たちだけで抱え込まずに、探偵や弁護士といった外部のプロをうまく頼ることで、見えてくる選択肢も増えていきます。次の一歩として、まずは社内の記録や就業規則を見直しつつ、「どこから専門家に相談するのが自社に合っていそうか」を考えてみると、少し前向きな気持ちで動き出せるのではないでしょうか。

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